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爱马仕使用Selenity费用为其英国员工提供更快的报销支付.

  • 挑战: 使用电子执行减少处理索赔的时间和提高费用准确性.
  • 解决方案: Selenity费用.
  • 结果: 使用电子执行减少处理索赔的时间和提高费用准确性.

奥托集团的一部分, 爱马仕是英国领先的消费者快递专家,每年处理超过1.9亿次的收货和快递. 在英国境内, 爱马仕运营着9家分店,500名生活方式快递员,超过3名,500个包裹为主要高街递送包裹的商店, 目录和网上零售商在英国.

爱马仕的开支记录

爱马仕的生活方式快递员是个体经营者, 总部设在多个快递仓库,由英国各地的500名现场经理管理. 我的爱马仕包铺网络由3,在英国有500家便利店,由20多名myHermes业务发展主管管理.

财务团队负责处理和管理爱马仕所有500名员工的开支. 十年前, 作为之前母公司集中运营职能的一部分, 工作人员使用纸质费用报销系统. By 2008, 当时该公司从Grattan分离出多个品牌,成为爱马仕, 账户管理员Lynn Meakin已经完全实现了Selenity费用产品,为公司提供了成本节约和功能.

该公司在采用电子系统之前一直使用纸质系统. 连同增值税一起, 这也是人工计算的吗, 申索费用, 使用纸质系统手动处理和支付.

“Staff would previously hand write a claim for checking and approval by their line manager; the line manager would sign and then it would pass onto me for final sign off and payment. 我真的不想回到以前的纸质系统。”林恩确认道.

而不是像Selenity费用为爱马仕提供的一键提交和审批过程, 付款过程是通过电话或电子邮件进行沟通的, 使它成为一个漫长而有压力的每周工作.

简单

所有永久的, 非自雇人员每月至少提交一次个人费用报销申请, 这导致林恩和她的团队每四周要处理大约800-1000个独立的索赔.

现场经理是最大和最详细的索赔白菜网所有网站大全 他们在路上,管理快递员,申请燃料索赔. 每个现场经理负责一个当地的仓库和一个特定的区域.

里程是爱马仕业务的最大成本, 是由这些现场工程师访问当地仓库支持送货司机产生的. 其他索赔人包括销售人员、人力资源和财务团队本身.

林恩本人对所有的费用报销都有最终的批准权,这要经过部门经理的审核. 她还负责支付个人费用. 这两个程序都由Selenity费用系统完全自动化, 使它们成为一键操作.

Selenity费用系统还大幅削减了财务团队需要投入培训的时间. 林恩说:“这是一个很容易使用的系统,你不会真的出错。. “我亲自教人们/员工如何使用它. 这家公司每个月最多招聘十名新员工, 不用把太多时间花在训练上真是太好了.”

爱马仕的好处

林恩和爱马仕团队现在每次索赔节省了大约5-10分钟. 整个过程都是自动化的. 林恩现在需要做的就是一键确认约会, 扫描任何副本并批准付款.

  • “2022年白菜网址大全使用自动计算的Selenity费用来计算每份索赔的增值税,节省了时间. 使用普通燃料的小额索赔可以很快用计算器计算出来,但更大更复杂的索赔则需要更长的时间. 2022年白菜网址大全还需要知道哪些条目是可vat的,哪些是不可vat的. 费用就是这样,”林恩解释道.
  • “加, 当然, 通过纸质系统, 一旦2022年白菜网址大全手动计算了费用索赔,2022年白菜网址大全就需要把它输入2022年白菜网址大全的系统进行支付——每次索赔可能需要几分钟. 2022年白菜网址大全会把索赔分成几批,让生活更轻松,但这仍然需要时间. 2022年白菜网址大全不再需要自己输入索赔,因为索赔人正在通过Selenity费用做这一点.”
  • “最后, 2022年白菜网址大全在审批过程中节省了时间,因为表格必须手工填写, 在大多数情况下,直接交给部门经理,然后再交给我, 这可能是一个非常缓慢的过程, 冒着很大的风险.林恩总结道.

易用性

通过每周的费用支付运行,使用BACS支付员工. Selenity费用支持定期支付的能力是一个重要的功能, 解释了林恩, “员工们喜欢2022年白菜网址大全每周支付的承诺, 因为他们知道如果他们错过了一周报销的机会, 他们将在一周后得到它. 使用“费用”,付款不会延迟.”

大多数Hermes的索赔人都在台式电脑上使用基于云的在线系统, 然而, 提供了对移动应用程序的访问, 团队中的一些人正在他们的智能手机上使用它. “我认为流行的 手机应用程序 今年会上涨,”林恩说. “2022年白菜网址大全收到了很多员工关于它如何工作的询问.”

客户体验

林恩证实, “首先是分配让2022年白菜网址大全开始运行, 但没过多久, 这是一个简单的系统,2022年白菜网址大全发现它非常容易学习. 分配保持联系. 如果有计划的维护,2022年白菜网址大全会收到电子邮件通知2022年白菜网址大全, 然后又说它已经开始运行了. 从来没有任何干扰.

2022年白菜网址大全很少需要给客服打电话. 偶尔, 2022年白菜网址大全打电话询问如何做某事, 支持团队在系统方面很好,在电话方面也很有帮助. 2022年白菜网址大全没有遇到任何问题.

“当2022年白菜网址大全向人们展示系统时,他们似乎喜欢它——人们评论说其他系统比2022年白菜网址大全的Selenity费用更难使用!林恩总结道.

的影响

  • 爱马仕需要管理和花费资金存储的纸张数量大幅减少. 电子费用系统现在不需要纸质存储副本和收据. 爱马仕现在一个月最多存1000张纸.
  • Hermes减少了索赔错误,因此节省了公司宝贵的开支预算. 系统自动检查重复的索赔. 如果有人不小心提交了两次里程索赔, Selenity费用将使用自动流程收取.
  • 系统是可扩展的, 员工流动,每个月都有新员工, Selenity费用表明,它可以轻松地处理额外的工作和索赔. 索赔人有更好的能见度. 他们会收到来自系统的自动电子邮件,告诉他们索赔到达了哪里:由直线经理批准, 林恩批准, 到期付款, 付款等. 这一切都是通过自动电子邮件完成的.
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